Protocolo de registro horario en construcción: la checklist que evita la sanción
El RD-ley 8/2019 dice qué hay que hacer pero no cómo. En obra hay particularidades —obras móviles, plantilla migrante, contratas y subcontratas— que requieren un protocolo formal escrito. Aquí está la checklist completa.
- Bloque 1: Antes de empezar
- Bloque 2: Método de fichaje
- Bloque 3: En el día a día
- Bloque 4: Eventos especiales
- Bloque 5: Acceso y conservación
- Bloque 6: Auditoría del propio sistema
- El protocolo escrito
El RD-ley 8/2019 dice qué hay que hacer: registrar horario diario, conservarlo cuatro años, hacerlo accesible al trabajador, a sus representantes y a la inspección. No dice cómo.
En construcción, las particularidades obligan a tener un protocolo formal por escrito que la inspección pueda leer si llega:
- Obras móviles, dispersas geográficamente.
- Plantilla rotativa entre frentes.
- Concurrencia de contratas y subcontratas con sus propias plantillas.
- Personal externo (camiones, gruistas autónomos).
- Trabajos urgentes o fuera de horario por meteorología.
Esta guía es la checklist que aplicamos cuando montamos control horario en una constructora. Puedes usarla aunque ya tengas sistema: muchos de los puntos no aparecen en los proveedores genéricos.
Bloque 1: Antes de empezar
1.1 Inventario de centros de trabajo
Lista por escrito de cada obra activa con su código, dirección, fecha de inicio prevista, fecha de fin prevista, responsable. Si una misma persona trabaja en tres obras durante el mes, el sistema tiene que saber en cuál ha estado cada día.
1.2 Inventario de plantilla
Lista por escrito de cada trabajador con: DNI, puesto, convenio que le aplica (general, propio de la empresa, sectorial), centro de trabajo base, calendario laboral asignado.
1.3 Listado de contratas y subcontratas activas
Por la Ley 32/2006 reguladora de la subcontratación, en obra de construcción la principal tiene que llevar el libro de subcontratación. El control horario tiene que poder distinguir propio vs subcontrata cuando se ven los fichajes en una obra. La subcontrata lleva su propio registro pero la principal debe poder acreditar quién está en la obra en cada momento.
1.4 Acuerdo de empresa sobre distribución irregular (si aplica)
En obra es común tener jornadas largas en una parte del año y cortas en otra. Si quieres distribuir irregularmente la jornada anual, fírmalo con representación legal de los trabajadores (o adhesión individual si no hay representación) y archívalo. Sin esa firma, la distribución irregular es discutida ante inspección.
Bloque 2: Método de fichaje
2.1 Multicanal o un solo canal
Si tu plantilla es homogénea (todos con smartphone corporativo, todos en obras con cobertura), un único canal es viable. Si no, define qué canal aplica a qué puesto:
- Jefes de obra: PWA + opción de IVR como respaldo.
- Encargados: PWA con geolocalización opt-in justificada.
- Operarios sin móvil corporativo: IVR.
- Personal de almacén: PWA o terminal en almacén.
- Personal subcontratado: según convenio de su empresa, registrado en sistema separado pero con identificación en el libro de subcontratación.
Esta asignación se documenta y se firma con representación legal de los trabajadores.
2.2 Identificación inequívoca
El sistema debe identificar al trabajador por DNI/NIE. No por código interno. Cuando la inspección pida los datos, los va a cruzar con TGSS y con el contrato.
2.3 PIN o credencial personal
Cada trabajador debe tener una credencial personal e intransferible. Si la comparte, su jornada le aparece raro en su propia consulta y puede denunciar.
2.4 Fichaje delegado: sí, pero auditado
Hay casos donde el operario no puede fichar (no tiene credencial el primer día, ha perdido el móvil corporativo, no llegan a cobertura). El fichaje delegado por el encargado es legítimo, siempre que el sistema registre:
- Quién hace el fichaje delegado (el encargado).
- Por qué trabajador.
- Con qué causa documentada (en el sistema, no en su cabeza).
- En qué momento se hace el delegado vs cuándo fue el fichaje real.
Si tu sistema no soporta esto, lo tienes que documentar a mano y archivarlo.
Bloque 3: En el día a día
3.1 Fichaje al entrar y al salir
Suena obvio pero el 30% de los incumplimientos vienen de aquí: trabajadores que se les olvida fichar la salida. El sistema debe marcar fichajes incompletos al día siguiente y forzar al trabajador (o al encargado) a justificarlo en el sistema.
3.2 Pausas y descansos
La pausa de bocadillo en construcción está regulada por convenio. En la mayoría de convenios provinciales del sector es 15-20 minutos a partir de 6 horas trabajadas y se considera tiempo de trabajo. El sistema debe configurarse para no descontarla.
3.3 Cambios de obra dentro del día
Si un operario empieza la jornada en obra A y la termina en obra B, debe quedar registrado: hora de salida de A, traslado, hora de entrada en B. El sistema debe permitirlo sin tratarlo como salida y nueva entrada.
3.4 Descanso entre jornadas
El sistema debe alertar cuando un fichaje de salida + el fichaje previsto del día siguiente arrojan menos de 12 horas de descanso. Sin alerta, se incumple sin darse cuenta. (Ver artículo específico sobre esto en este blog.)
3.5 Horas extras
En construcción están especialmente vigiladas. Convenio fija máximo anual. El sistema debe contabilizarlas separadas, mostrar al trabajador su contador y bloquear nuevas si se alcanza el máximo.
Bloque 4: Eventos especiales
4.1 Trabajos urgentes (avería, meteorología)
Si la obra requiere actividad fuera del horario habitual por causa de fuerza mayor o trabajo extraordinario urgente (art. 35.3 ET), se documenta en el sistema con: causa, descripción, autorización del responsable, ámbito (qué trabajadores), tiempo previsto.
4.2 Permisos retribuidos
Permiso por nacimiento, matrimonio, mudanza, asuntos médicos, etc. Se registran como ausencia retribuida en el sistema, con código y con justificante adjunto cuando proceda.
4.3 Bajas IT
Cada baja por IT se registra. No basta con sacar al trabajador del calendario: queda traza explícita de baja y reincorporación.
4.4 Vacaciones
Se planifican en el sistema con bastante antelación y se solapan con el calendario. La inspección puede pedir las vacaciones del año en curso del trabajador.
Bloque 5: Acceso y conservación
5.1 Acceso del trabajador
Cada trabajador puede consultar su registro propio. La PWA debe ofrecerlo. Si solo tiene IVR, el sistema debe darle vía alternativa (impreso por petición a recursos humanos).
5.2 Acceso de representantes legales
Si hay representación legal de los trabajadores (comité de empresa, delegados sindicales), tienen derecho a información agregada y acceso restringido a registros nominales para tareas de representación.
5.3 Conservación 4 años
El sistema garantiza la conservación durante 4 años después de la finalización del cómputo mensual. Sin tocarlos.
5.4 Acceso a inspección
La inspección puede pedir los registros en cualquier momento. El sistema debe poder exportarlos a un formato razonable (CSV o PDF) en minutos.
Bloque 6: Auditoría del propio sistema
6.1 Quién puede modificar fichajes
Sólo personas autorizadas, con su credencial personal, y cada modificación queda registrada (quién, cuándo, qué cambió, motivo).
6.2 Backup y recuperación
Los datos se replican fuera del servidor principal. Si hay pérdida, la última copia útil tiene como máximo 24 horas de antigüedad.
6.3 Trazabilidad
Cualquier registro, original o modificado, conserva su historial completo. El sistema debe poder responder “¿cómo era este fichaje hace tres semanas?“.
El protocolo escrito
Esta checklist debe quedar plasmada por escrito en un documento firmado por la gerencia, idealmente acordado con la representación legal de los trabajadores, fechado y archivado. Si llega la inspección, no presentas el sistema, presentas el protocolo + la salida del sistema. La inspección quiere ver que la empresa ha pensado el problema, no sólo que tiene una herramienta.
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