IVR vs PWA vs RFID vs huella vs facial: qué método de fichaje aguanta tu plantilla

• 1. PWA (web app instalable en móvil)
• 2. IVR (fichaje por llamada telefónica)
• 3. RFID / NFC (tarjeta o llavero acercado a un lector)
• 4. Huella dactilar (biometría)
• 5. Reconocimiento facial
• Tabla resumen
• Lo que recomendamos en cada caso típico
• La pregunta que nos hacen y casi nunca aciertan

Cuando una empresa nos llama porque “tiene que poner control horario”, la conversación deriva muy rápido a “y entonces, ¿con qué se ficha?”. La respuesta no es única. Depende del puesto, del entorno, del convenio y de la sensibilidad jurídica.

Cinco métodos están en el mercado. Vamos a comparar dónde brilla cada uno y dónde no lo hace, con la sinceridad técnica que nos toca.

1. PWA (web app instalable en móvil)

Cómo funciona. Una aplicación web que el trabajador abre en su móvil. Se instala como icono. Funciona offline. Identifica al trabajador con su DNI + PIN o tras login del primer día.

Brilla cuando. El trabajador tiene smartphone propio o corporativo. Hay cobertura razonable (no continua, pero suficiente para sincronizar varias veces al día). El puesto admite que el trabajador lleve móvil consigo.

Falla cuando. El trabajador no tiene móvil o no quiere usar el suyo, el entorno es agresivo (taller, planta industrial, polvo), el puesto exige las dos manos libres (operario soldando, conductor).

Coste. Bajo. No requiere hardware. Software por usuario.

Riesgo legal. Bajo si se pide consentimiento informado y se respeta la decisión del trabajador de usar su móvil personal o no.

2. IVR (fichaje por llamada telefónica)

Cómo funciona. El trabajador llama a un número desde un teléfono cualquiera (fijo, móvil sin datos), introduce su DNI + PIN, y el sistema registra el fichaje. Se cuelga.

Brilla cuando. Cobertura de datos pobre o nula pero hay cobertura de voz, terminales no inteligentes, plantillas con trabajadores que no quieren usar su móvil personal. Andalucía rural, zonas serranas, agricultura en parcela. Tradicionalmente lo usan constructoras con plantilla migrante en obras dispersas.

Falla cuando. La cuenta de telefonía no permite llamar al número gratuito o tiene cargos por llamada. Hay que validar el contrato con la operadora.

Coste. Bajo en software. Hay coste de número 902/901/teléfono de empresa según operadora.

Riesgo legal. Muy bajo. No registra geolocalización ni biometría.

3. RFID / NFC (tarjeta o llavero acercado a un lector)

Cómo funciona. Cada trabajador tiene una tarjeta personal (RFID) o una pegatina NFC. Se acerca a un lector en la entrada de obra, almacén o planta. El lector envía el evento al servidor.

Brilla cuando. Hay un acceso físico controlado (caseta de obra, puerta de almacén, torno de entrada). Plantilla estable que mantiene su tarjeta. Requiere identificación robusta cuando hay control de acceso además del fichaje.

Falla cuando. La plantilla rota rápido (la tarjeta se pierde o no se devuelve). Hay varios puntos de entrada simultáneos. Se requiere identificación de la persona y no del objeto (problema del fichaje delegado: alguien ficha por otro).

Coste. Hardware moderado (lector ~150-300€ por punto, tarjetas muy baratas). Implantación y mantenimiento añade horas técnicas.

Riesgo legal. Bajo si no hay control de acceso asociado. Si lo hay, encaja en sistema de control horario “ordinario”.

4. Huella dactilar (biometría)

Cómo funciona. El trabajador apoya el dedo en un lector. El sistema compara contra una plantilla previamente registrada.

Brilla cuando. Existe una preocupación real por fichajes fraudulentos (un trabajador ficha por otro), y se ha hecho un análisis de impacto en protección de datos (DPIA) que justifique el uso de biometría.

Falla cuando. No hay justificación documentada. La AEPD considera la huella dato personal biométrico de categoría especial desde la adaptación del RGPD; usarla sin justificación es sancionable y lo ha sido. La salida fácil de poner un lector de huella sin analizar no compensa.

Coste. Hardware moderado, integración compleja, despliegue lento porque hay que dar de alta huella a cada trabajador.

Riesgo legal. Alto si se monta sin DPIA. Medio si se hace bien. No recomendable como primer método, sólo como complemento cuando hay necesidad acreditada.

5. Reconocimiento facial

Cómo funciona. Cámara que reconoce al trabajador al pasar por delante.

Brilla cuando. Necesidad real de identificación sin contacto (cocinas, salas blancas, entornos industriales con manos sucias), volumen alto de gente entrando/saliendo simultáneo.

Falla cuando. No hay justificación documentada (igual que huella). Iluminación variable, mascarillas, gafas de sol, casco, cambios físicos del trabajador.

Coste. Hardware caro, integración compleja, mantenimiento exigente, sustitución del modelo cada pocos años.

Riesgo legal. Muy alto. La AEPD ha sido explícita en que el reconocimiento facial es la modalidad biométrica más invasiva y exige justificación reforzada y DPIA detallada. Lo desaconsejamos salvo casos muy concretos donde el cliente ya ha pasado consulta con la AEPD o ha documentado exhaustivamente el por qué.

Tabla resumen

Lo que recomendamos en cada caso típico

• Constructora con 60 obras dispersas, plantilla móvil: PWA para jefes de obra + IVR para operarios sin smartphone. Sin biometría.

• Cooperativa agraria con campaña corta intensa: PWA + IVR + fichaje delegado por encargado de cuadrilla (auditado). Sin biometría.

• Cantera o planta industrial con torno de entrada: RFID en torno

  • PWA opcional para administrativos. La huella sólo si el cliente ha tenido fraudes documentados (y entonces sí, con DPIA).

• Empresa de servicios oficina + comerciales en coche: PWA y ya. El RFID o la huella son overengineering.

• Almacén logístico con turnos rotativos 24h: RFID en entrada + PWA para registro de tareas. La huella sólo si hay incidencias de fichaje fraudulento.

La pregunta que nos hacen y casi nunca aciertan

“¿Cuál es el más moderno?“. No es la pregunta correcta. La correcta es “¿cuál cubre toda mi plantilla sin dejar a nadie fuera y aguanta una inspección sin discusión?“. En la mayoría de casos la respuesta no es uno solo: es una combinación de dos canales mínimo, porque casi ninguna plantilla es homogénea.

Si tu caso encaja con alguno de los cinco escenarios anteriores, ya sabes por dónde empezar. Si no estás seguro, escríbenos y te decimos honestamente qué combinación funciona en tu plantilla concreta y qué coste tendría.