DeCA electrónico obligatorio desde el 5 de octubre de 2026: qué cambia y cómo prepararse
El documento de control administrativo del transporte de mercancías por carretera ya no vale en papel. Repasamos qué exige exactamente la norma, qué tiene que llevar el PDF, cómo funciona el QR ante una inspección y qué hacer si algo cambia en ruta.
- Qué dice exactamente la norma
- El DeCA y la carta de porte no son lo mismo
- Qué pasa en una inspección
- Si algo cambia por el camino
- Cómo prepararse sin montar un lío
- Lo que hemos hecho nosotros
Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control administrativo del transporte público de mercancías por carretera —el DeCA— ya no vale en papel: tiene que emitirse en formato electrónico y estar disponible para la inspección a través de un código QR. La obligación está en vigor, así que si sigues sacando el documento impreso, hoy estás fuera de norma.
No es un cambio de formulario. Es un cambio de cómo se genera, cómo se entrega y cuánto tiempo se guarda cada documento que acompaña a un camión. Y afecta a mucha más gente de la que cree que le afecta: no solo a transportistas, también a cualquier cargador que expida mercancía —una cantera, una planta de asfalto, una almazara, un almacén de obra—.
Qué dice exactamente la norma
Hay que separar dos cosas, porque las fija normativa distinta.
El contenido del documento lo fija el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, en la redacción dada por el Real Decreto 70/2019. Eso no cambia: los datos que había que poner son los mismos.
El formato electrónico lo fija la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte Terrestre y Ferroviario, publicada en el BOE como BOE-A-2026-12784. Eso es lo nuevo, y es lo que entró en vigor el 5 de octubre.
Los datos obligatorios
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Cargador contractual | Razón social, NIF y domicilio |
| Transportista efectivo | Razón social y NIF |
| Origen y destino | Lugar de carga y de descarga del envío |
| Mercancía | Naturaleza y peso |
| Fecha | Día de realización del transporte |
| Vehículo | Matrícula del tractor y del remolque |
| Autorización especial | Solo si el transporte la lleva |
Un matiz que se pregunta mucho: si el peso no se puede determinar en el momento de emitir, se consigna otra magnitud —metros cúbicos, unidades— en su lugar. No es una excusa para dejarlo en blanco.
Qué tiene que cumplir el fichero
Aquí está lo que realmente cambia, y donde más gente se va a equivocar:
- Tiene que ser un PDF nativo digital, de menos de 5 MB. Una foto del albarán no vale. Un escaneo tampoco vale. Esto descarta de golpe la solución que mucha empresa tenía pensada, que era seguir imprimiendo y fotografiar el papel.
- La fecha y hora de creación y de modificación tienen que ir dentro del propio fichero, no solo impresas en la hoja.
- Tiene que llevar un código QR que apunte a la URL única del documento.
- Esa URL, por https, tiene que descargar el PDF directamente: sin registro, sin login y sin pantallas intermedias. Si el inspector escanea y le sale una pantalla pidiéndole que se identifique, no cumple.
- La URL sigue activa hasta 7 días naturales después de terminar el servicio.
- Los ficheros se conservan un año, incluidas las versiones sustituidas.
El DeCA y la carta de porte no son lo mismo
Se confunden constantemente, así que conviene dejarlo claro.
El DeCA es un documento administrativo: existe para que la inspección pueda comprobar quién contrata, quién transporta y qué se mueve. La carta de porte es el contrato de transporte, regulado por la Ley 15/2009, y existe para regular la relación entre las partes.
Son documentos distintos, pero se pueden fusionar en uno solo, y es lo sensato: el conductor lleva un papel en lugar de dos y la inspección ve lo que tiene que ver. El documento único lleva lo obligatorio del documento de control, más los datos propios de la carta de porte cuando se aportan.
Qué pasa en una inspección
El conductor no está obligado a llevar papel. Lo que tiene que poder hacer es mostrar el QR, en el móvil o impreso. Quien lo escanea descarga el documento al momento.
Por eso merece la pena que el sistema que uses registre cada descarga con fecha, hora y dirección IP. No lo exige la norma, pero es la forma de demostrar después que el documento estuvo disponible cuando tocaba, si alguien lo discute.
Y la otra cara: si la URL es adivinable, cualquiera puede ir tirando de documentos ajenos. La dirección de cada documento tiene que ser única y no predecible, porque ahí dentro hay datos de tus clientes, tus precios implícitos y tus rutas.
Si algo cambia por el camino
Esta es la parte que más dudas genera en la práctica. La norma admite dos vías, y elegir mal deja el documento inválido.
Modificar
Se añade el dato nuevo y el anterior queda tachado, con su motivo. La URL y el QR no cambian: el conductor no tiene que hacer nada, porque su QR ya muestra el documento corregido.
Para cambios pequeños: un peso que se ajusta en destino, una observación.
Sustituir
Se emite un documento nuevo, con URL y QR nuevos. El anterior se conserva y se marca como sustituido. Hay que darle el QR nuevo al conductor.
Para cambios de fondo: otro vehículo, otro destino, otra mercancía.
Regla práctica: un cambio de vehículo tiene que constar siempre. En la duda, sustituye. Modificar cuando tocaba sustituir deja un documento que no se corresponde con el transporte real.
Cómo prepararse sin montar un lío
Si tu empresa expide mercancía, el flujo ya existe: se pesa, se imprime el albarán, el camión sale. La tentación es tratar el DeCA electrónico como un proceso aparte —otro programa, otra pantalla, los mismos datos tecleados dos veces— y eso es exactamente lo que no hay que hacer, por dos razones: dobla el trabajo en la báscula en hora punta, y duplicar datos a mano es duplicar errores.
Lo razonable es emitirlo desde donde ya se emite el albarán. Si tu ERP o el programa de báscula puede hacer una llamada REST, puede emitir la carta de porte y quedarse con la URL y el QR para imprimirlos en el albarán de siempre. El operario no hace nada nuevo: pesa e imprime, y en el papel sale el QR.
Es el mismo patrón que aplicamos en integraciones sobre ERP legacy: capa REST por encima del sistema que ya funciona, sin sustituirlo.
Checklist si todavía no lo has resuelto
- Identifica quién emite hoy el documento de control: la báscula, administración, el propio transportista.
- Comprueba si tu software puede generar un PDF nativo con QR y URL pública. Si lo que hace es imprimir y escanear, no sirve.
- Decide si integras o no. Con pocos documentos al día, teclear en un navegador es perfectamente viable. Con decenas en hora punta, integra.
- Prueba una inspección real: emite un documento, escanea el QR con un móvil que no tenga tu sesión abierta y comprueba que descarga el PDF directamente.
- Verifica la conservación. Un año, versiones sustituidas incluidas. Si lo montas en casa, eso es tu responsabilidad.
Lo que hemos hecho nosotros
Esto nos lo encontramos en clientes de áridos y canteras, construcción y cooperativas agrarias, que son justo los que más documentos mueven y los que tienen la báscula como cuello de botella.
Así que construimos miDeCA: emite el DeCA y la carta de porte fusionados en un PDF con QR y URL única, se lo manda al conductor por WhatsApp o se imprime en el albarán, permite modificar y sustituir como manda la norma, y lo conserva el año exigido. Tiene API REST para emitir desde el ERP o desde el programa de báscula, y se paga por documento emitido —sin cuota fija ni permanencia—, que para una empresa con estacionalidad fuerte (campaña de aceite, parón de obra en agosto) es la diferencia entre pagar por lo que usas y pagar por lo que no.
Se puede crear la cuenta y emitir una carta de porte real en mideca.gpinfor.com, para ver cómo lo ve un inspector al escanear el QR.
Este artículo resume normativa vigente a fecha de publicación y no es asesoramiento jurídico. Para casos concretos —transporte internacional, mercancías peligrosas, regímenes especiales— consulta la Resolución completa en el BOE o con tu asesor.