Geolocalización en el fichaje: lo que sí (y lo que no) permite la AEPD
La geolocalización en el control horario está de moda — y es uno de los puntos más sancionados por la AEPD. Repasamos qué se puede hacer, qué no, y cómo lo implementa CIRHU sin sustos.
- El criterio de la AEPD en una frase
- Los 4 requisitos que tienes que cumplir
- Casos donde NO se puede usar geolocalización (aunque cumplas todo)
- ¿Es obligatoria la geolocalización?
- Cómo lo hace CIRHU
- ¿Qué pasa si un trabajador rechaza la geolocalización?
- En resumen
- ¿Quieres asegurarte de que tu fichaje cumple?
La pregunta más repetida cuando enseñamos CIRHU es siempre la misma: “¿esto es legal? ¿no nos va a denunciar la AEPD por geolocalizar a la gente?“. Vamos al grano.
El criterio de la AEPD en una frase
La AEPD ha publicado varias guías y resoluciones sobre control de la actividad laboral con geolocalización. El resumen práctico es este:
La geolocalización en el fichaje es legal si se informa, se justifica, es proporcional al fin y se conserva solo el tiempo necesario.
Lo que parece una obviedad esconde cuatro requisitos que muchas empresas incumplen sin saberlo.
Los 4 requisitos que tienes que cumplir
1. Información previa y explícita
El trabajador debe saber antes de que se le geolocalice:
- Qué dato concreto se captura (latitud, longitud, precisión).
- Para qué (cumplimiento del art. 34.9 del ET).
- Quién accede (RRHH y, en su caso, inspección de trabajo).
- Cuánto se conserva.
- Cómo ejercer derechos ARCO.
Esta información debe estar en el contrato o en una adenda firmada. No vale “se lo dije de palabra el primer día”.
2. Justificación del fin
La AEPD exige que la geolocalización tenga una finalidad legítima acreditable. Para el fichaje, la finalidad es:
Verificar la presencia efectiva del trabajador en el centro de trabajo al momento del registro horario.
Esa frase, así, es defendible. Lo que no es defendible:
- “Para saber dónde está el trabajador durante la jornada”.
- “Para verificar que va a las visitas comerciales”.
- “Para controlar que no se desplaza fuera del horario”.
Cualquiera de esas tres finalidades convierte la captura en desproporcionada.
3. Proporcionalidad — solo en el momento de fichar
Este es el punto donde más empresas fallan. Capturar la geolocalización continuamente durante la jornada es desproporcionado salvo casos muy específicos (vigilantes, transportistas con normativa sectorial). Para el fichaje genérico:
- Captura solo en el momento de fichar entrada/salida.
- Sin tracking entre marca y marca.
- Sin geofencing automático que registre cuando entras o sales de una zona.
CIRHU implementa exactamente esto: pedimos coordenadas en el momento del fichaje y se acabó.
4. Conservación limitada
El dato de geolocalización se conserva el tiempo necesario para el fin perseguido. Para fichaje:
- Conservación durante el periodo de prescripción de obligaciones laborales (4 años).
- Después se borra automáticamente o se anonimiza.
CIRHU tiene una tarea programada que purga las coordenadas de fichajes de hace más de 4 años.
Casos donde NO se puede usar geolocalización (aunque cumplas todo)
Hay tres escenarios donde la AEPD considera que la geolocalización es desproporcionada incluso si has informado y justificado:
- Trabajadores con jornada en oficina fija. Si la persona trabaja siempre en la misma sede, la geo no aporta nada y es excesiva. Suficiente con la marca temporal.
- Personal con necesidades especiales. Si un trabajador no puede llevar smartphone por motivos médicos, no se le puede obligar a un canal con geolocalización.
- Cuando hay alternativas menos invasivas que cumplen igual. Por ejemplo: terminal fijo en la planta, IVR telefónico con caller-id, tarjeta de proximidad.
¿Es obligatoria la geolocalización?
No. Ningún texto legal exige geolocalización en el fichaje. Lo que se exige es:
- Registro horario.
- Sello de tiempo fiable.
- Acceso para el trabajador y la inspección.
La geolocalización es un plus de control que el empresario puede implementar si está justificado, pero no es obligatoria. Hay empresas con CIRHU que la tienen activada y otras que no.
Cómo lo hace CIRHU
En CIRHU la geolocalización es:
- Opcional por empleado. La empresa decide a quién la activa y a quién no, en función del puesto.
- Solo en el momento de fichar. Coordenadas + precisión + sello de tiempo, ya está.
- Con consentimiento explícito. Modelo de cláusula en el contrato firmado (te damos plantilla revisada por gabinete jurídico).
- Almacenada cifrada en reposo.
- Purgada automáticamente a los 4 años.
- Auditable. Cualquier acceso al dato queda registrado.
Y lo más importante: el trabajador puede fichar sin geolocalización desde el IVR o desde la tableta del responsable. La marca queda registrada de forma plenamente válida sin coordenadas.
¿Qué pasa si un trabajador rechaza la geolocalización?
Es una pregunta legítima y la respuesta corta es: la empresa no puede sancionar al trabajador por rechazar la geolocalización, especialmente si hay alternativas menos invasivas que cumplen igual con el registro horario.
CIRHU está diseñado para que el rechazo se gestione sin fricción: se desactiva la captura para ese empleado y ficha por uno de los otros canales.
En resumen
| Pregunta | Respuesta corta |
|---|---|
| ¿Es legal la geolocalización en el fichaje? | Sí, si se informa, justifica y es proporcional |
| ¿Puede ser continua durante la jornada? | No, salvo sectores muy específicos |
| ¿Es obligatoria? | No |
| ¿Puede el trabajador rechazarla? | Sí |
| ¿Sanciona la AEPD por mal uso? | Sí, con multas que llegan a los 6 dígitos |
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