Multas por no fichar: cuánto cuesta no cumplir el RD-ley 8/2019 en 2026

• Lo que dice la ley desde 2019
• Las multas que pone la inspección (datos reales)
  • Infracción grave
  • Infracción muy grave (caso peor)
• Tres ejemplos reales (anonimizados)
  • Caso 1 — Constructora con 22 trabajadores en obra
  • Caso 2 — Cooperativa hortofrutícola con 80 eventuales en campaña
  • Caso 3 — PYME industrial con 12 empleados
• Lo que SÍ vale como registro
• Lo que NO vale
• Geolocalización: dónde está el límite
• Cómo prepararte para 2026 sin susto
• ¿Te ayudamos?

Mucha gente nos pregunta lo mismo: “¿de verdad multan por no fichar?“. La respuesta corta: sí, y caro. La respuesta larga es la que merece este artículo, porque no toda infracción cuesta lo mismo y hay matices que conviene conocer antes de que la inspección llame a la puerta.

Lo que dice la ley desde 2019

El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y dejó claro:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.”

A esto se añade:

• Conservación durante 4 años.
• Acceso para trabajador, representantes legales e inspección de trabajo.
• Posibilidad de regulación específica por convenio colectivo.

A partir de 2026 entra en vigor además la normativa que obliga a que ese registro sea digital, accesible y verificable en tiempo real por inspección.

Las multas que pone la inspección (datos reales)

Las sanciones se aplican según la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, RD-leg 5/2000). Tras la última actualización con la subida de cuantías de la Ley 14/2022:

Infracción grave

No llevar registro de jornada → infracción grave del artículo 7.5 LISOS.

Pero hay un detalle clave: la cuantía se aplica por cada trabajador afectado, no por la empresa. Una empresa de 30 empleados sin registro horario puede ver multas que multiplican la base por la plantilla afectada.

Infracción muy grave (caso peor)

Si además se demuestra que ha habido horas extras no registradas y no pagadas, la inspección puede recalificar a muy grave (art. 7.5 combinado con art. 8.1 LISOS) llegando a:

Y a esto se le añade la regularización de cuotas a Seguridad Social por las horas no declaradas, los intereses de demora, y la propia deuda salarial con el trabajador.

Tres ejemplos reales (anonimizados)

Caso 1 — Constructora con 22 trabajadores en obra

Sin registro digital. Inspección sectorial en obra pública.

• Sanción base: 1.500 € × 22 = 33.000 €.
• Recargo Seguridad Social (estimado por horas extra detectadas): 6.800 €.
• Coste total para la empresa: ~40.000 € + abogado.

Caso 2 — Cooperativa hortofrutícola con 80 eventuales en campaña

Registro en hojas Excel “tras” la jornada (no en tiempo real).

• Calificada como infracción grave grado medio: 2.500 € × 80 = 200.000 €.
• Negociada en alegaciones a 90.000 €.
• Cambio obligado de sistema con plazo de 3 meses.

Caso 3 — PYME industrial con 12 empleados

Registro en papel firmado. La inspección lo aceptó (formalmente cumple) pero advirtió que con la entrada en vigor de la normativa 2026 ese sistema no servirá.

• Sin sanción.
• Plazo de adaptación a digital: antes del segundo semestre de 2026.

Lo que SÍ vale como registro

A día de hoy:

1. Registro en papel firmado — vale legalmente, pero es laborioso y se cae en 2026.
2. Hojas de cálculo + firma electrónica — vale legalmente.
3. Sistema digital propio — el camino al que va todo el mundo.
4. SaaS de control horario — la opción mayoritaria a partir de ahora.

A partir de la normativa de 2026, la opción 1 deja de ser válida y la 2 queda en duda según interpretación.

Lo que NO vale

• Registro a posteriori (rellenar el viernes lo que se hizo el lunes).
• Marcas manipulables (sin sello de tiempo del servidor).
• Sistemas no accesibles para el trabajador o la inspección.
• “Lo apunto yo” del encargado sin trazabilidad.
• Promediar horas a final de mes.

Geolocalización: dónde está el límite

La AEPD ha aclarado en varias resoluciones que la geolocalización en el fichaje es legal si:

• Se informa al trabajador previamente.
• Se justifica el fin (cumplimiento del art. 34.9 ET).
• Es proporcional (no sigue al trabajador fuera de la jornada).
• El dato se conserva el tiempo necesario y luego se elimina.

Lo que no se puede hacer:

• Geolocalización continua durante toda la jornada.
• Activar la cámara o el micrófono.
• Hacer público el dato a otros trabajadores.

CIRHU implementa la geolocalización como opcional por empleado, con consentimiento informado y solo en el momento de fichar.

Cómo prepararte para 2026 sin susto

Tres pasos prácticos:

1. Revisa qué tienes ahora. Si es papel o Excel improvisado, planifica el cambio.
2. Elige sistema digital. Cualquiera vale técnicamente; la decisión importa según tu sector y plantilla. Si tienes oficinas y todo el mundo con smartphone → SaaS genérico (Sesame, Factorial). Si tienes obra, planta o eventuales → algo con IVR como CIRHU.
3. Migra antes del Q2 2026. El plazo se acaba y la inspección está anunciando que en 2026-2027 va a cruzar bases de datos para detectar empresas no migradas.

¿Te ayudamos?

Si prefieres no preocuparte de esto, hablemos 15 minutos. Vemos tu caso, te decimos honestamente si CIRHU te encaja o te recomendamos otro proveedor.