Las 7 preguntas que hace la inspección de trabajo sobre control horario (y cómo responderlas en 5 minutos)
Hemos acompañado a clientes durante varias inspecciones por control horario. Las preguntas se repiten. Esta es la lista, con cómo responder de forma que la inspección se vaya sin acta.
- 1. “¿Tienen sistema de registro horario?”
- 2. “Enséñenme los registros de tales trabajadores en tales fechas”
- 3. “¿Cómo identifican al trabajador cuando ficha?”
- 4. “¿Hay modificaciones de fichajes? ¿Quién las hace y por qué?”
- 5. “¿Cómo gestionan las horas extras?”
- 6. “¿Acceden los trabajadores a su propio registro?”
- 7. “Si entra una persona nueva mañana, ¿en cuánto tiempo está
- Bonus: las preguntas que la inspección no hace pero deberías
- El protocolo de actuación cuando la inspección llama
- Cómo prepararse antes de que llegue
La inspección de trabajo no llega de visita amistosa. Llega porque hay denuncia, porque corresponde campaña sectorial, o porque ha detectado discrepancia en TGSS. Cuando aparece, las preguntas que hace sobre control horario se repiten.
Si las tienes respondidas y documentadas, la visita dura una hora y no termina en acta. Si no, dura tres días y suele terminar en sanción. Esta es la lista de las que vemos repetirse en clientes nuestros que han sido inspeccionados.
1. “¿Tienen sistema de registro horario?”
La respuesta correcta: “Sí, desde tal fecha. Es el sistema X. Cubre el 100% de la plantilla activa en este momento.”
Lo que la inspección quiere comprobar: que existe, que es uno solo (no parches de varias herramientas inconexas) y que cubre a todos. El RD-ley 8/2019 no admite “todos menos los directivos” ni “todos menos los comerciales”. Cubre a todo trabajador por cuenta ajena, incluyendo cargos intermedios y, en muchos casos, también socios trabajadores con actividad material.
El error que vemos: tener un sistema para algunos y otro para otros, mal coordinados.
2. “Enséñenme los registros de tales trabajadores en tales fechas”
La inspección elige aleatoriamente 3-5 trabajadores y 3-6 meses.
La respuesta correcta: entregar en minutos, en papel o formato digital, los registros de esos trabajadores en esas fechas con: hora de entrada, hora de salida, pausas, total de horas, firmas (si las hay) o sello del sistema.
Lo que la inspección quiere comprobar: la disponibilidad real. Si tarda usted 48 horas en darle los datos, eso ya es infracción del derecho de acceso de inspección.
El error que vemos: sistemas que generan PDF/CSV pero requieren configuración previa, o cuyo administrador único está de vacaciones ese día.
Cómo prepararse: tener un usuario “consulta inspección” creado ya, con permisos sólo de lectura sobre los registros, y un manual de medio folio sobre cómo exportar los datos del periodo solicitado.
3. “¿Cómo identifican al trabajador cuando ficha?”
La respuesta correcta: “Por DNI/NIE + credencial personal e intransferible (PIN). El sistema no acepta fichajes sin identificación inequívoca.”
Lo que la inspección quiere comprobar: que un trabajador no pueda fichar por otro (fraude habitual con tarjetas RFID compartidas, o con kioskos sin identificación).
El error que vemos: terminal en obra que permite fichar pulsando un código corto sin contraste personal.
4. “¿Hay modificaciones de fichajes? ¿Quién las hace y por qué?”
La respuesta correcta: “Sí, en menos del X% de los casos, por ausencias justificadas y olvidos de fichaje. Cada modificación queda registrada con quién la hizo, cuándo y qué cambió. Aquí está el listado de los últimos meses.”
Lo que la inspección quiere comprobar: que no se modifican fichajes en bloque sin trazabilidad, y que las modificaciones tienen sentido (un olvido aislado del trabajador, no un patrón sistemático de salidas tardías “corregidas”).
El error que vemos: sistemas donde el administrador modifica fichajes sin que quede traza. Es el peor de los mundos: la inspección lo lee como falsedad documental y pasa de infracción grave a muy grave.
5. “¿Cómo gestionan las horas extras?”
La respuesta correcta: “Quedan registradas separadas de la jornada ordinaria, con su justificación. Tenemos contador anual por trabajador. No superan el máximo legal (80 horas/año por defecto, o el máximo del convenio si es distinto).”
Lo que la inspección quiere comprobar: que las horas extras no se ocultan como jornada ordinaria, que se pagan o compensan en tiempo, y que no hay trabajadores con horas extras crónicas (lo cual sugiere que la jornada ordinaria está mal dimensionada).
El error que vemos: “horas que no eran extras de verdad, fue una cosa puntual del último trimestre”, sin distinción.
6. “¿Acceden los trabajadores a su propio registro?”
La respuesta correcta: “Sí, todo trabajador puede consultar su propio registro en cualquier momento, en X canal (PWA, portal, impreso por petición a RRHH).”
Lo que la inspección quiere comprobar: el cumplimiento del derecho del trabajador a conocer su jornada registrada. Si no lo saben los trabajadores, denuncian. Si lo saben, hay menos denuncias y la empresa tiene un mecanismo natural para detectar errores propios.
El error que vemos: sistemas donde técnicamente el trabajador puede consultar pero nadie le ha dicho cómo. Resultado: queja ante la inspección como si no tuviera acceso.
7. “Si entra una persona nueva mañana, ¿en cuánto tiempo está
fichando?“
La respuesta correcta: “En menos de una hora hábil. El proceso es: alta en CGestion → sincronización automática con el sistema de control horario → entrega de credencial al trabajador → primera formación de 2 minutos sobre cómo fichar.”
Lo que la inspección quiere comprobar: que la empresa no permite que un trabajador trabaje varios días “antes de tenerle montado el fichaje”. Suena absurdo y es lo que más vemos en obra y en cooperativa.
El error que vemos: “ah es que entró el viernes y montamos su ficha el lunes”. Esos tres días sin registro son tres infracciones graves.
Bonus: las preguntas que la inspección no hace pero deberías
respondertes
Hay tres más que la inspección no suele formular explícitamente, pero mira en los datos. Si los datos contestan que sí, no preguntan. Si los datos dejan duda, profundizan.
B1. ¿Hay incumplimientos del descanso entre jornadas? La inspección lo calcula automáticamente desde los registros. Si hay muchos, son acta. Hay que prevenir antes de fichar, no después.
B2. ¿Hay trabajadores con jornadas extremadamente largas que pasan desapercibidas? La inspección filtra y mira. Si hay operarios con jornadas de 11-13 horas habituales, hay infracción.
B3. ¿Cuadran las horas extras pagadas en nómina con las registradas en el control horario? La inspección cruza con TGSS y con los TC2. Si el control horario dice 50 horas extras al año y la nómina dice 10, la pregunta es dónde están las otras 40.
El protocolo de actuación cuando la inspección llama
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Tener al teléfono al asesor laboral mientras dura la visita.
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Tener a mano el sistema con un usuario de consulta listo.
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No responder de memoria: cualquier dato concreto se mira en el sistema y se contesta con el dato.
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No improvisar: si una pregunta sobre algo concreto no se sabe contestar, se anota y se contesta por escrito a las 24 horas. La inspección lo acepta.
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No suministrar más de lo pedido: si pide tres trabajadores, se dan tres. No se ofrece “el resto por si acaso”.
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Al final de la visita, pedir copia del acta de comprobación o del acta de infracción. Tiene plazos de alegación que conviene no perder.
Cómo prepararse antes de que llegue
Si la empresa simula una inspección interna una vez al año, las sorpresas el día real son cero. Cogemos a un trabajador al azar, pedimos sus registros de los últimos tres meses, los analizamos como lo haría la inspección. Si hay incumplimientos del descanso entre jornadas, los corregimos. Si hay olvidos de fichaje no justificados, vemos por qué.
Es la inversión más barata que conocemos en prevención de sanciones laborales: media jornada de análisis al año vs el coste medio de una sanción (3.000-15.000 € en construcción, más alto en cooperativas grandes).
Si quieres que hagamos esa simulación contigo en tu sistema actual, escríbenos. Es un servicio que cobramos a horas y se amortiza el primer año.